النائب مديحة حسن عذيب دبس المكصوصي

سعادة النائبة المحترمة، يُشرِّفنا أن نقدّم بين أيديكم برنامجًا تجريبيًّا يهدف إلى تطوير آلية استقبال المواطنين في مكتبكم، وتنظيم ومتابعة طلباتهم بشكل موثَّق، وتعزيز التواصل مع أبناء الدائرة الانتخابية، وتوثيق الإنجازات والخدمات التي يقدّمها المكتب.

يعتمد البرنامج على أدوات موثوقة ومنخفضة الكلفة: موقع إلكتروني احترافي، ونماذج غوغل، وتقويم غوغل، وسجل داخلي في Google Sheets، وواتساب أعمال للتأكيد والتذكير، مع إمكانية التسجيل الهاتفي والحضوري لمن لا يستخدم الإنترنت.

يمكن تشغيل النسخة الأولى خلال ثلاثين يومًا فقط.

الفكرة: منظومة رقمية موحّدة لاستقبال المواطنين ومتابعة طلباتهم من الاستلام حتى الإحالة أو الإغلاق، مع لوحة عمل داخلية للموظفين.

الأهداف: تنظيم الاستقبال، تقليل زمن الانتظار، منع ضياع الطلبات، توفير جدول أسبوعي واضح، توثيق النتائج، وإصدار تقارير خدمية شهرية.

الأدوات: موقع رسمي، نموذجا غوغل (مقابلة وطلب)، تقويم غوغل، Google Sheets، واتساب أعمال.

مؤشرات النجاح: عدد الطلبات المستلمة، نسبة الإحالة، نسبة الإغلاق ضمن المهلة، رضا المواطنين، وسرعة الاستجابة.

• تحديد مسؤول واحد لكل مسار (المواعيد، الحالات، الإعلام).
• وضع سياسة استقبال موحّدة وواضحة لكل الفريق.
• اعتماد النموذج الإلكتروني كقناة رئيسية، مع خطّي دعم: الهاتف والحضور.
• مراجعة أسبوعية للحالات مع النائبة.
• تقرير شهري داخلي يُقدَّم إلى النائبة ومدير المكتب.

الصفحات الرئيسة:

• الرئيسية
• عن النائب
• النشاط النيابي
• خدمة المواطنين
• طلب مقابلة
• تقديم طلب أو شكوى
• أخبار المكتب
• المبادرات والزيارات
• الأسئلة الشائعة
• اتصل بالمكتب
• سياسة الخصوصية

تحتوي الرئيسية على الصورة الرسمية، وأزرار «طلب مقابلة»، و«تقديم طلب»، و«واتساب المكتب»، وأوقات الدوام، والحسابات الموثّقة، دون نشر الجدول الخاص أو العناوين الحسّاسة.

الحقول (بدون اشتراط بريد إلكتروني):

• الاسم الثلاثي
• رقم الهاتف
• رقم واتساب
• المحافظة
• القضاء أو المنطقة
• العنوان العام (دون تفاصيل غير ضرورية)
• نوع الطلب (قائمة الفئات)
• ملخص الموضوع
• الجهة الحكومية المرتبطة بالطلب
• هل سبق تقديم الطلب إلى جهة أخرى؟
• رقم المعاملة (إن وجد)
• مستوى الاستعجال / سبب الاستعجال
• هل يحتاج مقدم الطلب إلى تسهيلات بسبب الإعاقة؟
• طريقة التواصل المفضّلة / الأيام المناسبة
• الموافقة على استخدام البيانات لمتابعة الطلب
• إقرار بأن تقديم الطلب لا يضمن نتيجة أو استثناء قانوني

فئات الطلبات:

الصحة والعلاج، الرعاية الاجتماعية، التقاعد، التوظيف، التعليم، السكن والخدمات البلدية، الكهرباء والماء، الشكاوى الإدارية، حقوق المرأة والأسرة، قضايا الشباب، طلب اجتماع مجتمعي، دعوة إلى مناسبة، مقترح تشريعي أو خدمي، موضوع آخر.

لا تُطلب في النموذج العام الوثائق الشخصية أو السجلات الطبية. تُقدَّم عند الحاجة بشكل آمن للموظف المختص بعد المراجعة.

أعمدة السجل:

• رقم مرجعي
• تاريخ الاستلام
• اسم المواطن
• رقم الهاتف
• المنطقة
• فئة الطلب
• الملخص
• الأولوية
• الموظف المسؤول
• تاريخ الموعد
• الجهة الحكومية
• الإجراء المتّخذ
• الكتاب الرسمي المرسل
• الرد المستلم
• الإجراء التالي
• المهلة
• الحالة الحالية
• النتيجة
• تاريخ الإغلاق
• ملاحظات المواطن

حالات المتابعة:

طلب جديد، قيد المراجعة، معلومات ناقصة، موعد محدد، تمت المقابلة، أحيل إلى جهة مختصة، بانتظار الرد، يحتاج إلى متابعة، مكتمل، مغلق.

التلوين التلقائي:

• أحمر: متأخر عن المهلة أو عاجل.
• أصفر: يحتاج إلى متابعة قريبة.
• أخضر: مكتمل أو مغلق.

• جلسات مجلس النواب واجتماعات اللجان.
• مراجعة التشريعات ولقاءات الوزارات.
• جلستان أسبوعيتان ثابتتان لاستقبال المواطنين، مع عدد محدود من المواعيد لكل جلسة.
• المقابلة الاعتيادية 20 دقيقة؛ الاستثناءات بموافقة مسبقة.
• استراحة 15 دقيقة بعد كل ثلاث مقابلات.
• اجتماع أسبوعي محمي لمراجعة الحالات.
• إحاطة يومية بين مدير الجدول والنائبة.
• ملخص كتابي أسبوعي.
• أوقات محمية للتنقل والإعلام والراحة والطوارئ.

تُنشأ أربعة تقاويم منفصلة:

1. التقويم الخاص للنائبة (وصول محدود جدًا).
2. تقويم المواعيد للموظفين.
3. تقويم الفعاليات العامة (يُنشر جزء منه للجمهور).
4. تقويم المهل ومتابعة الحالات.

• مواعيد اليوم المؤكّدة.
• الغرض من كل لقاء وأسماء الحضور.
• خلفية مختصرة.
• القرار المطلوب.
• الوثائق الجاهزة.
• ملاحظات أمنية أو حسّاسية خاصة.
• ما تبقّى من مهام يوم أمس.
• الحالات العاجلة التي تحتاج موافقة.
• أي تغييرات في الجدول.

المسار: تقديم الطلب ← رقم مرجعي تلقائي ← مراجعة الموظف ← فحص التكرار ← تقييم الاستعجال والسلامة ← تحديد موعد أو إحالة ← تأكيد عبر واتساب ← تذكير قبل الموعد ← إحاطة مختصرة للنائبة ← عقد المقابلة ← تسجيل النتيجة ← إسناد إجراء ← مهلة متابعة ← إشعار المواطن ← إغلاق أو إحالة ← استبيان رضا اختياري.

• مدير المكتب.
• منسّق الجدول والمواعيد.
• مسؤول شؤون المواطنين.
• موظف متابعة الحالات (Caseworker).
• موظف الاستقبال والواتساب.
• مسؤول الإعلام والموقع.
• دعم فني بدوام جزئي.

نسخة مصغّرة (3 موظفين): مدير مكتب (يجمع الإدارة والإعلام)، منسّق مواعيد وحالات، موظف استقبال وواتساب. يُستعان بدعم فني خارجي عند الحاجة.

يُوضع لكل موظف وصف مهام يومي وأسبوعي وشهري (تحديد المواعيد، الرد على الرسائل، تحديث السجل، إعداد التقارير…).

تشمل قوالب إضافية:

• طلب معلومات ناقصة.
• الاعتذار عن عدم إمكانية الحضور.
• إشعار بتأجيل موعد.
• رد على طلبات خارج اختصاص المكتب مع توجيه لجهة مناسبة.
• رد على رسائل غير لائقة أو مسيئة (بلغة مهنية).

1. «يسعدنا فتح باب استلام طلبات المقابلة إلكترونيًا عبر الموقع الرسمي. رابط الطلب في التعليقات.»
2. «لأبناء دائرتنا: بات بإمكانكم تحديد موعد بطريقة منظّمة تختصر وقتكم.»
3. «نموذج موحّد لتقديم الطلبات والشكاوى لضمان متابعة كل حالة.»
4. «رقم واتساب المكتب الرسمي للتواصل وتأكيد المواعيد.»
5. «شفافية وخصوصية: كيف نتعامل مع بياناتكم في مكتب النائبة.»

كل منشور يتضمّن رابط الموعد، زر واتساب، أوقات الدوام، تنبيه الخصوصية، والإشارة إلى أن الطوارئ تُوجَّه للجهات المختصة.

• مصادقة ثنائية على جميع الحسابات.
• حسابات فردية لكل موظف، دون كلمات مرور مشتركة.
• وصول مقيّد لسجلات المواطنين.
• اتفاقيات سرية موقّعة من كل موظف.
• تخزين آمن للوثائق الورقية ونسخ احتياطية دورية.
• حذف صلاحيات الموظفين السابقين فور انتهاء العمل.
• حماية معلومات الجدول الخاص.
• توزيع عادل للمواعيد ومنع أي معاملة تفضيلية.
• فصل تام بين العمل النيابي والحملات الانتخابية.
• إجراءات للتعامل مع الرسائل المسيئة أو الاحتيالية.
• قواعد للاحتفاظ بالبيانات وحذفها.
• إجراء استجابة سريع في حال تسرّب أو فقدان معلومات.

تحتاج بعض البنود إلى مراجعة من مستشار قانوني عراقي أو الجهة البرلمانية المخوّلة قبل الاعتماد النهائي.

• ضغط على الفريق من كثرة الطلبات — يُعالج بتحديد سعة يومية.
• تسرّب بيانات — يُعالج بالمصادقة الثنائية والصلاحيات المقيّدة.
• ادعاءات كاذبة أو محاولات احتيال — يُعالج بالتحقق قبل الإحالة.
• سوء فهم لطبيعة عمل المكتب — يُعالج بتوضيحات على الموقع والمنشورات.
• خلط بين العمل الخدمي والدعاية الانتخابية — يُعالج بسياسة فصل واضحة.

• يوم 1: نظرة عامة على النظام وأدواره.
• يوم 2: نموذج غوغل وسجل الحالات.
• يوم 3: قوالب واتساب وسير عمل المواعيد.
• يوم 4: الخصوصية والأمن والتعامل مع الحالات الحسّاسة.
• يوم 5: محاكاة كاملة لدورة استلام طلب حتى الإغلاق.

الأسبوع 1: مقابلة النائبة والفريق، وتوثيق الآلية الحالية، وتحديد أنواع الطلبات الشائعة، وتوزيع المسؤوليات.

الأسبوع 2: بناء نسخة الموقع، وإعداد نماذج غوغل والتقويم وسجل الحالات، وكتابة قوالب واتساب والإجراءات.

الأسبوع 3: تدريب الفريق، وإدخال مواعيد تجريبية، وفحص الصلاحيات، وتشغيل محاكاة حالات.

الأسبوع 4: إطلاق تجريبي محدود، ومتابعة المواعيد وأزمنة الانتظار، وجمع ملاحظات الفريق والمواطنين، وتصحيح المشكلات قبل التوسّع.

مؤشرات تقديرية قابلة للتعديل حسب الحجم النهائي:

• تصميم وتشغيل الموقع الأساسي: 1,300,000 – 2,600,000 د.ع (≈ 1,000 – 2,000 دولار).
• إعداد النماذج والتقويم وسجل الحالات: 400,000 – 800,000 د.ع (≈ 300 – 600 دولار).
• تدريب الفريق (خمسة أيام): 500,000 – 1,000,000 د.ع (≈ 400 – 800 دولار).
• هاتف واتساب أعمال ومستلزمات: 250,000 – 500,000 د.ع (≈ 200 – 400 دولار).
• إشراف الشهر الأول: 500,000 – 1,000,000 د.ع (≈ 400 – 800 دولار).

هذه أرقام تقديرية للاسترشاد فقط، تُحدَّد بدقّة عند تثبيت النطاق النهائي.

• باقة أساسية: تحديثات محتوى + إصلاحات تقنية عاجلة.
• باقة موسّعة: تقارير شهرية + تحسينات دورية + دعم للفريق.
• باقة كاملة: كل ما سبق + إعداد تقارير الأداء الرسمية.

1. مقدّمة وتحية للنائبة.
2. لمحة عن العمل الحالي للمكتب.
3. الفكرة والأهداف.
4. الأدوات المقترحة.
5. خارطة الموقع الإلكتروني.
6. نموذج الطلب وسجل الحالات.
7. الجدول الأسبوعي والموجز اليومي.
8. الخصوصية والأمن.
9. خطة الـ 30 يومًا.
10. الميزانية والخطوة التالية.

«سعادة النائبة المحترمة، يقوم مكتبكم اليوم بجهد ملموس في استقبال المواطنين وخدمة أبناء الدائرة. نقترح برنامجًا تجريبيًّا يهدف إلى تنظيم هذا العمل وتوثيقه، بحيث لا يضيع أي طلب، ويحصل كل مواطن على متابعة واضحة. البرنامج يعتمد أدوات بسيطة وميسورة، وقابلًا للتشغيل خلال 30 يومًا. نطلب إذنكم بالبدء بمرحلة تجريبية محدودة، ثم عرض النتائج على حضرتكم لاعتماد النسخة الكاملة.»